تطوير 2024 م
المحتويات
اولا: المقدمة وتعريفات عامة
ثانيا : السياسةالعملية (اجراءات – وقواعد
ثالثا: أجراء طلبالاحتياجات
رابعا: الموافقة علي توريد طلب الشراء
خامسا : تصنيفات وأنواع التوريدات والمشتروات
سادسا: المشتروات
سابعا : سياسةالتوريد العامة
ثامنا : جداول ونماذج وايصالات
المركز السوداني للاعلام الديمقراطي
(سكدم)
سياسة المشتريات
مقدمة :
السياسات والمعايير التي يتبعها المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) في كل عمليات المشتروات ، يجب ان تمر العملية بشكل شفاف وواضح الاجراءات ، تساعد على توحيد طرق العمل كونها الأداة علمية ومجربه ، وترشد المنفذين أثناء ممارستهم لأعمالهم وتمكنهم تحقق التكامل والإتقان من إحكام الرقابة وقياس الأداء والإشراف الكامل علي عملية الشراء وتجنب العمل من الفو ض .
وحتي تحقق اجراءات الشراء أهدافها بفاعلية لابد من ان تتصف بالبساطه والمرونه والثبات النسبي ، وعدم التعقيد وان تكون هادفة ومتكامله ومتسلسله بصورة منطقية ولاتتعارض مع السياسات والاهداف ، ومنظومة القوانين السائدة والمعمول بها ، وان تحدد كل عملية بدقة من حيث تسميتها والزمن اللازم لأنجازها وتسمية من يقوم بها.
اولا: سياسات عملية الشراء (القواعد- الاجراءات )
يجب تنظيم إجراءات الشراء وأساليبه بحيث نضمن كفاءة الطريقة التي يتم بها المشتروات وفعاليتها ، وفي الوقت نفسه الحفاظ علي أموال المركزالسوداني للاعلام الديمقراطي واصوله بحكم القواعد الموضوعة ، ولتطبيق مبدأ الشفافية ينبغي علي قسم الامداد (لوجستك) في (سكدم) :
- العمل ضمن إجراءات واضحة ومعلنة بما يتعلق بإجراءات التوريد والمشر تيات .
- توفير المعلومات الصحيحة للمعنين والمختصين
- التقييد بالمعايير المهنية في عملية التقييم والقواعد الخاصة بالشفافيه الماليه
- لذلك ينبقي مراعاة الإجراءات التالية عند القيام بعملية التوريد والشراء:
1/ تنفيذ الانشطة والمشروعات والبرامج ، وأنشطة توريد المشتروات الادارية .، بطريقة أقتصادية وفعالة وذات كفاءة لضمان الجودة .
2/ الاستجابة للمعايير والموصفات والاحكام الموضوعية من قبل الجهات المانحة ،وأن تلتزم بقواعد التوريد والمشتروات هذه ، والتي تتوافق مع أفضل ممارسات وأساليب التوريد والشراء ،سوف يتيح الحصول علي أكثر الحاجات إلحاحا من المانحين ، لأنها ستتلاءم مع المعايير الموضوعية من قبلهم ، خاصا تلك المتعلقة بقواعدهم لمتطلبات عملية الشراء والتوريد .
3/ التاكيد من أن التوريد يتم في إطار الحدود التي تضعها الموازنة ، تبعا للمقدرات المالية المتوفرة لدي المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم)والتي تعتمد علي مبدأ السداد ، بمعني التاكيد من الاموال سوف تكون متاحه لسداد المستحقات الموردين في الموعد المناسب وبطريقة منتظمة .
4/ يجب ان يتم جميع عمليات الشراء والتوريد طبقا لقواعد الاجراءات، مع اشتراك الموظفين والمسؤلين من ذلك (مدير اللوجستك- ومدير التوريدات ) أشتراكا كاملا في عملية التوريد .
5/ التأكيد من أن السلع والخدمات والمشتروات تلبي شروط الجودة وتتوافق مع أحتياجات “المركز” في أي وقت من الاوقات .
6/ اي عملية توريد تقيد عند التسليم طبعا لجدول زمني محدد ومتفق عليه .
إجراءات طلب الاحتياجات :
- ترفع مذكرة الي المدير التنفيذ للمركز السوداني للاعلام الديمقراطي مع تحديد المواد المطلوب للعمل ، ثم تأخذ الدورة المستندية والاجرائية الي مدير للوجستك ، وئيس وحدة التوريدات ، بالاضافة الي الراي الفني ، ثم تعاد الي المدير التنفيذ للتصديق النهاني والموافقة علي طلب الشراء وتوفير الموازنة الكافية ، وذلك حسب عتبة الشراء وتكوين “لجنة المشتروات”
الهدف من مراحل طلب الشراء ،عو تنظيم عملية رقابية لمنع الرشوة وتجاوز سقف الميزانية المحدده ، ويجب أن يكون طلبات الشراء واضحة ومحددة ومستندة إل حاجات فعلية ومبررة وأن تكون موقعة
ومؤرخة من قبل الشخص الذي طلب الشراء هذا الإجراء هو تعزيز لمبدأ الإدارة الرشيدة في المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم)
الموافقة على التوريد طلب الشراء
على المدير المالي مراجعة طلب الشراء والتأكد من :
1/ وجود حاجة فعلية للتوريد والشراء
2/ التاكد من وجود موازنه كافية
3/ بعدأتمام المراجعة ، علي المدير المالي ومدير اللوجستك توثيق الموافقة علي الطلب الشراء وتوقيع الطلب وتاريخه ، ومن ثم ابلاغ الجهة التي طلبت الشراء ، وفي حالة رفض الطلب ، يجب توثيق الاسباب ، وابلاغ الجهة أو القسم التي طلبت الشراء ، وحفظ الطلب المرفوض في ملف خاص وعدم أتلافه .
تصنيفات وأنواع التوريدات والمشرتيات :
- من قبل يجب أن تكون عتبات التوريد والشراء والصلاحيات محددة مسبقا لدي المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) أو من الجهة المانحة حسب الاتفاقية وهذه العتبات تمثل السقف المالي يتم تضمينها في الدليل المالي
المسموح به لتحديد أسلوب وطريقة الشراء في الدليل المالي والإداري وموافق عليها من قبل مجلس الإدارة. وإذا لم يرد لها أي إجراء واضح، يتم الاتفاق على صيغة توافقية بشأنها بحيث لا يتعارض مع القواعد العامة الواردة في النظام المالي لسياسة المالية كمرجعية أو للتعليمات المانحين الخاصة بشروط
وفقا توجيهات الجهات المانحة
المشتروات :
تقسم المشتريات حسب قيمتها
- مشتريات دون 100 دولار:
كتابة طلب شراء يحدد فيها المواد المراد شرائها وعددها والقسم الطالب لهذه المادة والحاجة لها.
– الشراء المباشر.
- مشتريات آعلى من 100 دولار و أ آدنى من 500 دولار
كتابة طلب شراء يحدد فيها المواد المراد شرائها وعددها والقسم الطالب لهذه المادة والحاجة لها.
عرض سعر مسبق واحد
– موافقة مدير المشروع او مدراء المكاتب على الشراء، بموجب طلب الشراء.
موافقة المدير المال.
الشراء المباشر
تصفية الفواتير مع المالية ضمن شروط تصفية سلفة عمل
- مشتريات أ آعلى من 500 دولر و أ آدنى من 3500 دولار:
كتابة طلب شراء يحدد فيه المواد المراد شرائها وعددها والقسم الطالب لهذه المادة والحاجة لها موافقة المدير التنفيذي على الشراء، بموجب طلب الشرا موافقة المدير المال على الشراء.
– موافقة إ ادارة العمليات
– الحصول على 3 عروض اسعار
تحليل ا أ لسعار واختيار العرض المناسب، من قبل إ ادارة العمليات والمالية. والفني المسؤول القيام بعملية الشراء ، تصفية الفواتير مع المالية ضمن شروط تصفية سلفة عمل.
- مشتريات اعلى من 3500 دولر و اقل من 6000 دولار:
كتابة طلب شراء يحدد فيه المواد المراد شرائها وعددها والقسم الطالب لهذه المادة والحاجة له، موافقة المدير التنفيذي على الشراء، بموجب طلب الشراء.
موافقة المدير المال على الشراء.
موافقة إ ادارة العلميات.
الحصول على 4 عروض اسعار من قبل محاسب العمليات مع اختيار الفني المسؤول عن الاختيار
تحليل ا أ لسعار واختيار العرض المناسب، من قبل إ ادارة العمليات والمالية. والفني المسؤول.
موافقة المدير التنفيذي على العرض الذي تم اختياره بنموذج مختلف يحدد به المزود المحتار والكلفة النهائية المتفق عليها
) نموذج امر الشراء (.
القيام بعملية الشراء .
تصفية الفواتير مع المالية ضمن شروط تصفية سلفة عمل.
- مشتريات من 6001 دولر وما فوق:
المبالغ فوق 6000 دولار هي:-
مناقصة عامة تطرح في صفحات المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) الرسمية وإان أ آمكن في الصحف الرسمية والوثائق المستخدمة هي:
– طلب شراء.
– دفتر شروط المناقصة.
– سجل تسليم دفاتر المناقصة للموردين.
– سجل وضع عروض ا أ لسعار بالظرف ا لمحتوم ضمن الصندوق المحصص للمناقصة.
– قرار تعين لجان فض المناقصات، التحليل المال، التحليل الفني، محضر الجلسة.
– نموذج أ آو إ ايميل إ ابلاغ المورد التي رست عليه المناقصة، آمر شراء، عقد، فاتورة، فحص واستلام،
سند الدفع.
- مشتريات المواد الخاصة ببرامج (مواقع انترنت)
تطبق عليها إ اجراءات أ لاصول، ويضاف مع طلب الشراء دفتر وصف شروط فني للمواد المراد شرائها.
- الفواتير الدورية:( فواتير مياه ، كهرباء انترنت هاتف) إ يجار مكاتب
– يتم تحديد الحد المقبول لكل نوع من الفواتير بشكل مسبق.
– يتم دفعها بشكل مباشر دون الحصول على آي موافقات طالما هي ضمن الحدود المقبولة.
– في حال تجاوز آي من الفواتير الحد المقبول يتم متابعة سبب هذا التجاوز مع إ ادارة العمليات.
– في حال تكرر تجاوز الفواتير الحد المقبول يتم عرضها على المدير التنفيذي لتخاذ القرار المناسب.
اجراء الشراء :
– يرفع طالب الحاجة طلب شراء الى قسم اللوجيستيك بعد الموافقة عليه وفق جدول الصلاحيات
– يعطي قسم اللوجيستيك رقم مرجعي للطلب ويتابع الاجراء وفق السياسة المتبعة.
– يجلب قسم اللوجيستيك عروض اسعار وفق آكثر من مصدر /لوجيستي + مدير اللوجيستيك.
– يتم تحضير ملف تحليل العروض.
– يتم عقد اجتماع اللجنة أ آحدها طالب العرض + مال + اداري.
– يتم اصدار امر شراء موجه لقسم المالية واللوجستيك.
– يحرر القسم المال وفق امر الشراء المبلغ عند الطلب.
منهجية العمل بالتوريد والشراء :
في جميع الاحوال، يجب أن تخضع إجراءات عمليات التوريد والمشر تيات ومن ثم، تنفيذها، تخضع إل اعتبارات اقتصادية معينة؛ مثل: الأسعار الأفضل، الجودة، العامل الزمني للتوريد والكفالة المسبقه من قبل المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) والسرية في الأسعار، لضمان المنافسة الحرة للشراء والتوريد، تلبية الفعالية، والسرعة أن تتم عملية النفقات ، وينبغي ان تتم العملية وفقا لخطوات محدودة ، متفق عليها ،وان تكون مدعومة بالمستندات والوثائق اللازمه، لتأكيد مبادئ النزاهة والشفافيه .
سياسات التوريد العامة:
للمركز السوداني للاعلام الديمقراطي
- يجب ان يكفل المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) الفصل الكافي بين الصلاحيات والوجبات والمسؤوليات للقائمين علي عملية التوريد والشراء للموظف الذي يوافق علي التوقيع لعملية الشراء ، وان يكون نفسة ، من اجري عملية الشراء
- في حالة وجود بنود التوريد والمشتروات الكبيرة والمتعدده ، ان أمكن لا يكون ضمن الكادر الوظيفي الخاص بالتوريدات والمشتروات ، أو خطة اخري مناسبة لضمان نزاهة عمليات التوريد والشراء ، وادارة الوثائق المطلوبة بذلك
3-3 جميع المشتروات من سلع وخدمات وتاجير مباني ومركباتوغيرها يجب ان تتم وفقا لجدول الصلاحيات المعمول بها في المركزالسوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم)
4-4 علي المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) الاحتفاظ بسجلات كاملة عن عمليات التوريد والشراء وفقا لاجراءات الادارة المالية وادارة السجلات بالمركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم)
5-5 لا يسمح للمركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) أطلاقا مع ممارسة التوريدات والشراء غير اخلاقية، بما في ذلك التالي :
اولا: تضارب المصالح مع الشخص الذي لديه مصلحة خاصة او شخصية لها تاثير علي نزاهة والشفافيه والممارسات والوجبات الرسميه .
ثانيا : التؤاطو- ان كان هناك اتفاقا سريا بين طرفين أو اكثر لإغراض الاحتيال أو المخادعة غير قانونية،عمولات أو رشاوي والتي تعطي لشخص اخر لتنفيذ أجراءات معينة ومطلوب اتخاذ قرار مهم لصالح مورده
ثالثا : الغش والخداع لتحقيق مكاسب شخصية
رابعا : توفير ميزة تنافسية غير عادلة توفر معلومات حساسه عن لوازم والمشتروات التي تسرب الي الموردين والافراد
ملحق : الجداول ونموذج الفواتير ، والايصالات المالية ، طلبات الشراء والعقودات والعطاءات
- تمت المصادقه من مجلس ادارة المركز
- الاسم…………………………
- التوقيع ………………………………….
- التاريخ : ……..
