لائحة المعايير و التقييم والمتابعة
تطوير2024م
المحتويات …
اولا : المقدمة وتعريفات عامه
ثانيا : أساليب وطرق المتابعة
ثالثا :تصميم خطة تقييم المشروع
رابعا : عناصر كتابة تقرير التقييم
خامسا : مرفقات وجداول
المركز السوداني للاعلام الديمقراطي
لائحة المعايير للمتابعة والتقييم
مقدمة :
في إطار التطوير والتحديث لوثائق المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (اسكدم) ، اخترنا افضل المعارف من اجل احدث نقلة نوعية في أداء “المركز” وهي مناهج حديثة في اضافة مهارات للكادر الوظيفي للمتابعة والتقييم للمشاريع وأنشطة المركز .
مفهوم المتابعة:
المتابعة هي عملية منظمة ومخططة ومستمرة ، تتم بصفة دورية ومنتظمة على مدار المدة الزمنية للمشروع من جمع المعلومات عن تشغيل والمنجزات من إنشطة المشروع وتقييم حجم الفعاليات ومؤشرات العمل الايجابية والسلبية ، ورفعها بشكل دوري الي أدارة المركز السوداني للاعلام الديمقراطي (سكدم) ، بغرض مساعدة فريق العمل في أتخاذ القرارات المناسبة من أجل تحقيق الاهداف المطلوبه .
لماذا تصبح عملية التقييم والمتابعة ضرورة … !
لإمداد إدارة المشروع بالمعلومات الدقيقة في الوقت المناسب عن أنشطة المشروع للمساعدة في اتخاذ القرارات الخاصة بالآتي:
- الموارد البشرية
- الجدول الزمني
- تدبير الموارد والمصادر
- مستوى الجودة وكفاءة الأداء
- الإدارة المالية والميزنية
وظائف عملية المتابعة :-
توثيق مراحل تنفيذ المشروع.
تفسير عملية اتخاذ القرارات بواسطة الإدارة.
اتخاذ القرار السليم.
التعلم من الخب ا رت المكتسبة للمساعدة في وضع الخطط المستقبلية.
أهداف المتابعة : –
المتابعة توفر لإدارة المشروع كافة البيانات والمعلومات عن أنشطة المشروع المنفذة بما يمكنهم من تحليل الموقف الحالي للمشروع ومقارنة ما تحقق فعلا بما كان مخطط لتنفيذه وبخاصة التحقق من أن :
اولا : التنفيذ يتم وفقا للجدول الزمني المخطط محدد بمصفوفه زمنيه تكلفة الأنشطة المنفذة في حدود الميزنية المعتمدة لذلك
ثانيا : مدخلات ومخرجات المشروع تصل للفئة المستهدفة في المكان والوقت المناسبين للصرف يتم في الأوجه الصحيحة للإنفاق
ثالثا : التنفيذ يتم بالجودة العالية المطابقة للمواصفات الفنية القوى البشرية والإمكانيات المادية يتم استخدامها بفاعلية وكفاءة
رابعا : إنجازات المشروع تتم وفقا لما هو مخطط له
خامسا : تأثيرات المشروع قد تحققت، والتعرف على درجة تحققها
سادسا : تم تحديد مواطن القوة والضعف في المشروع والوقوف على الجوانب التي تحتاج إلى تحسين
سابعا : تم تحديد المشكلات التي تعوق التنفيذ لإيجاد الحلول المناسبة لها
أنواع المتابعة :
أ/ من حيث طبيعتها
ب / من حيث مصدرها
1/المتابعة الفنية
2/ المتابعة الداخلية
3/ المتابعة المالية
4/المتابعة الخارجية
أساليب وطرق المتابعة:
بعض الأساليب المستخدمة في عملية المتابعة ما يلي:-
1/ الاطلاع على التقارير والسجلات التي يقوم بها العاملون بالمشروع بشكل دوري وتوثيق الأنشطة التي تم تنفيذها
2/ القيام بزيارات ميدانية لموقع تنفيذ المشروع من أجل مشاهدة وملاحظة منظمة ومنتظمة لمواقع العمل وللمستفيدين ولأداء العاملين بالمشروع
3/ عقد لقاءات فردية وجماعية )اجتماعات( مع العاملين بالمشروع والجهات المشاركة فيه والمستفيدين والمستفيدات منه
4/ يتم استخدام قوائم الفحص وجلسات التثمل أثناء متابعة المستفيدين أو أعضاء فريق العمل
* تحديد أهداف التقييم وطرق التقييم ومن سيشترك فيه وكيف ومتي؟
تصميم خطة تفصيلية تحديد البيانات المطلوبة ومصادرها
جمع البيانات والمعلومات بواسطة طرق وأسإلىب التقييم المختارة
تحليل البيانات والمعلومات
تبويب البيانات والمعلومات
كتابة تقرير التقييم
تقرير التقييم
استعمال النتائج
والاستفادة منها
إعداد الموارد والإمكانيات اللازمة لإجراء عملية التقييم
تحديد الموضوعات الرئيسية التي يجب أن يشملها التقييم
إتخاذ قرار التقييم
خطوات إجراء عملية التقييم
تصميم خطة تقييم مشروع:
عناصر التخطيط لتقييم مشروع :
: اسم المشروع
المكان :
الهيئة المسؤولة عن التقييم
الشخص المسؤول عن التقييم
من الذين يحتاجون التقييم
متى يحتاجون التقييم
معلومات أخرى
عناصركتابة تقرير التقييم :
صفحة الغلاف :
اسم وموقع تنفيذ المشروع
أسماء من قاموا بعملية التقييم
أسماء الجهات المتصلة بالتقييم
الفترة التي غطاها التقييم
تاريخ الانتهاء من التقييم
: قائمة المحتويات
يجب أن تكون قائمة المحتويات واضحة ومرتبة ومنطقية لكي يسهل على القارئ الوصول الى الأجزاءات التي تهمة في التقرير
الملخص :
ملخص التقرير يعطي صورة موجزة عن مكونات التقرير حيث يعرض الغرض من التقييم ولمصلحة من تم إجرا رءه، وكيف وأين ومتى؟ وأهم النتائج والتوصيات .
معلومات التقرير الأساسية :
خلفية عن المشروع : أهدافة وعملية تقييم . شرح بايجاز عن متى ولماذا وكيف بدأ المشروع؟ ما هي الأنشطة والموارد الرئيسية المتضمنة في المشروع؟)
يتم الحصول على المعلومات من مقترح المشروع تقارير الإنجا ا زت محاضر الاجتماعات–
الغرض من التقييم والطرق المستخدمة :
تم شرح الغرض من التقييم وأهدافة وتحديد الجمهور الذي يجري التقييم من أجله.
يتم شرح الأسباب و ا رء خطة التقييم والطرق التي استخدمت في الحصول على المعلومات .
يتم إرفاق نماذج طرق التقييم التي استخدمت )مثل استما ا رت الاستبيان(.
تم ذكر المشكلات التي تم مواجهتها ) موارد بشرية نواحي مالية نواحي تنظيمية–
الدروس المستفادة من الطرق المستخدمة في التقييم :
أين وكيف تم جمع المعلومات ؟، بواسطة من؟ ، ما هي الطرق التي استخدمت ؟
ما مدى صدق وصلاحية هذه الطرق بعد أن استخدمت ؟
أضف أي برنامج زمني أوجدول خاص بالتقييم كملحق في نهاية التقرير.
اذكر كيف تم تدريب العاملين والمشتركين في البرنامج على استخدام طرق التقييم؟
يمكن أن تذكر النتائج غير المقصودة التي قد يسفر عنها التقييم
: نتائج عملية جمع وتحليل البيانات *
بعد تحليل الحقائق والأرقام والمعلومات التي جمعت ، فإنه يمكن إعداد الجداول والرسوم ونتائج الاختبا ا رت وضمها للتقرير
يمكن إضافة نماذج مكتوبة من المواد المسجلة على الشرائط والصور الفوتوغرافية ، وهي غالباً نقاط معينة لا يمكن أن تتضح بثي شكل أخر
صف باختصار الطرق التي استخدمت في تحليل المعلومات
: الاستنتاجات
وتتضمن :
إلى أي مدى تحققت أهداف المشروع
أي جوانب المشروع ) التخطيط الإدارة المتابعة التدريب الأنشطة الميدانية… ( تمت بشكل جيد؟
أي منها تحتاج إلى تطوير وتحسين؟
هل تم استخدام موارد وإمكانيات المشروع البشرية والمادية بطريقة فعالة
كيف تغير المشروع مع الوقت!!
ما هي التكلفة والعائد من المشروع
ماذا يمكن توقعه على المدى القصير والطويل لمستقبل المشروع؟
- ماهي الأثار أو التغييرات التي أحدثها المشروع؟
- التوصيات :
- في ضوء الاستنتاجات التي تم التوصل إلىها ، ما هي خطة العمل التي تقترحها؟
- كيف سيتم تنفيذ الخطة ؟ بواسطة من ؟متى؟ ضع قائمة بتوصياتك
- المرفقات :
رسوم بيانية ، جداول ، إيضاحات، صور ، صور مستندات ، نماذج واستمارات تقييم
- تمت المصادقه من مجلس ادارة المركز
- الاسم : ………………………………….
- التوقيع : …………………………………….
- التاريخ : …………………………………………..